【2024年最新】ビジネスに使える！スケジュール管理ツールおすすめ7選

現代のビジネスにおいて、効率的なスケジュール管理は成功の鍵を握る重要な要素です。プロジェクトの進行管理、チームの連携、クライアントとのスムーズなコミュニケーションを実現するためには、優れたスケジュール管理ツールの活用が欠かせません。

一方で、スケジュール管理ツールは飽和状態であり、多忙なビジネスマンにとってそのなかから適切なツールを選び、その機能を最大限に活用することは容易ではありません。

本記事では、ビジネスに使える最新のスケジュール管理ツールを7つ厳選して取り上げ、それぞれの特徴や導入メリットを詳しく解説します。

スケジュール管理の課題を克服し、業務効率を劇的に向上させる方法を見つけてください。

スケジュール管理ツールの選び方

現代ビジネスの成功の鍵を握るスケジュール管理を効率化するための「スケジュール管理用デジタルツール」。その中から自分に最適なツールを選ぶためのポイントについて、次の4つの観点から解説します。

• 機能性
• 使いやすさ
• 他のツールとの互換性
• 価格

これらの要素を総合的に判断したうえで、あなたの業務効率化をサポートするスケジュール管理ツールを選んでください。

機能性

スケジュール管理ツールの選び方で最も重要な「機能性」。様々な機能を搭載したツールがありますが、なかでも以下の4つが重要です。

• カレンダー機能：予定の追加・編集・削除が簡単に行えるか／日・週・月ビューがあるか
• リマインダー機能：重要な予定を忘れないための通知機能が充実しているか
• タスク管理：スケジュールと連動してタスクの管理ができるか
• レポート機能：進捗やスケジュールの分析ができるか（例えば、ガントチャートや週報の生成など）

使いやすさ

「使いやすさ」も非常に重要な要素です。どれだけハイスペックであっても、操作が複雑であったり、特定の環境でしか操作が難しいようなものでは、スケジュール管理ツールとしての役割を十分に果たせません。

• 直感的なインターフェース：誰でもすぐに操作できるデザインであるか／視覚的にもわかりやすいインターフェースであるか
• モバイル対応：スマートフォンやタブレットでも快適に操作できるか。特に、外出先でもスケジュールを確認・編集できるモバイルアプリが用意されているか

他のツールとの互換性

他のツールとの連携が可能であるかどうかも重要なポイントです。互換性が悪いと、各ツールごとに入力が必要になるなど思わぬ手間が発生してしまうため、社内やチーム内で使っているっツールとの相性にも注意が必要です。

• プロジェクト管理ツールとの連携：TrelloやAsanaなどのタスク管理ツールと連携し、一元管理ができるか
• チームコラボレーションツールとの連携：SlackやMicrosoft Teamsなど、チーム内でのコミュニケーションを円滑にするツールとの互換性があるか

価格

当然ながら、スケジュール管理ツールを導入する際には、導入にかかる費用とランニングコストを考えなければなりません。様々なバリエーションのツールがあるため、以下のポイントを中心に確認してください。

• 無料プランの有無：基本的な機能が無料で利用できるプランがあるか。まずは無料プランを試してみて、有料版が必要かどうかを判断できる
• 有料プランの価格：有料プランの価格が予算内に収まるか。また、価格に見合った機能が提供されているか
• 規模感とプラン：使用する人数による価格の違いはどのようなものか
• 長期契約の割引：年間契約など長期契約をすることで、割引が適用されるか

おすすめスケジュール管理ツール7選

こうしたポイントをもとに、2024年最新版ビジネスパーソンにおすすめのスケジュール管理ツール7選をご紹介します。

Google Calendar

機能と特徴

• 連携機能：GmailやGoogle Meetとシームレスに連携できる
• 共有カレンダー：チームメンバーとカレンダーを共有し、リアルタイムでのスケジュール確認が可能
• リマインダー：通知機能で重要な予定を忘れずに管理できる
• モバイル対応：スマートフォンやタブレットからも簡単にアクセス可能

おすすめの利用シーン

• チームコラボレーション：プロジェクトチームでのスケジュール共有や会議の調整に最適
• 個人利用：プライベートの予定管理にも便利

Microsoft Outlook Calendar

機能と特徴

• メール統合：Outlookメールと統合されており、メールから直接予定を作成可能
• タスク管理：To-Doリストとの連携でタスク管理も一元化できる
• 共有機能：カレンダーをチームメンバーと共有して予定調整がスムーズに行える
• セキュリティ：企業向けの強固なセキュリティ機能が特徴

おすすめの利用シーン

• 企業利用：社内の会議調整やタスク管理に最適
• プロフェッショナル利用：ビジネスメールとスケジュール管理を一つのプラットフォームで行いたいユーザーにおすすめ

Trello

機能と特徴

• 視覚的なタスク管理：カンバンボードを使ってタスクを視覚的に管理できる
• 柔軟なカスタマイズ：リストやカードを自由に作成・管理可能
• 連携機能：Google DriveやSlackなど多数のツールと連携できる

おすすめの利用シーン

• プロジェクト管理：複数のプロジェクトやタスクを一目で把握するのに最適
• チームコラボレーション：タスクの進捗状況をリアルタイムで共有しやすい

Asana

機能と特徴

• タスク管理：タスクの追加、割り当て、期限設定が簡単
• ガントチャート：プロジェクトの進捗を視覚的に管理できる
• 連携機能：Slack、Dropbox、Google Driveなど多数のツールと統合できる
• モバイル対応：どこからでもタスクを管理可能

おすすめの利用シーン

• チームプロジェクト：プロジェクトのタスク管理や進捗確認に最適
• 個人タスク管理：日々のタスクを効率的に管理するためのツール

Todoist

機能と特徴

• タスク管理：シンプルで使いやすいインターフェースが特徴
• プロジェクト管理：タスクをプロジェクトごとに分類できる
• リマインダー：締め切りを忘れずに管理するリマインダー機能が充実している
• クロスプラットフォーム：PC、スマホ、タブレットなど様々なデバイスで利用可能

おすすめの利用シーン

• 小規模チーム：小規模なプロジェクトやチームでの利用に向いている

Zoho Calendar

機能と特徴

• カレンダー共有：チーム内でのカレンダー共有が簡単にできる
• リマインダー：アラート機能で予定を通知してくれる
• 連携機能：Zoho CRMや他のZohoアプリと連携可能
• モバイル対応：スマホやタブレットからのアクセスも簡単に行える

おすすめの利用シーン

• 中小企業：Zoho CRMを利用している企業に最適
• プロフェッショナル利用：多機能なカレンダーが必要なビジネスユーザーにおすすめ

Monday.com

機能と特徴

• ビジュアル管理：視覚的にプロジェクトやタスクを管理できる
• 連携機能：Slack、Google Drive、Dropboxなどとの連携が可能
• カスタマイズ性：タスクボードやプロジェクトビューを自由にカスタマイズ可能
• モバイル対応：モバイルアプリでどこでもアクセス可能

おすすめの利用シーン

• 大規模プロジェクト管理：複雑なプロジェクトの管理に最適
• チームコラボレーション：チーム全体でのタスク共有と進捗管理を簡単に行いたい時

スケジュール管理ツールの活用方法

どれだけ高機能なスケジュール管理ツールがあったとしても、その活用方法が間違っていれば業務の効率化は実現できません。

ここからは、スケジュール管理ツールを使いこなす活用方法について解説します。

効果的な使い方のコツ

スケジュール管理ツールの効果的な使い方は、次の点に留意することをおすすめします。

一元管理

スケジュール管理ツールを使用する際には、すべての予定やタスクを一元管理することが重要です。複数のツールを使い分けると情報が散乱しやすくなるため、可能な限り一つのツールに集約できるようにします。

定期的な更新

スケジュールやタスクを定期的に更新することで、常に最新の情報を把握できます。予定が決まったらその場でツールに入力することが理想的ですが、漏れがないように日次や週次でのレビュータイムを設けると効果的です 。

リマインダーの活用

重要な予定やタスクにはリマインダーを設定しておくと、うっかり忘れを防ぐことができます。この際、通知のタイミングを適切に設定することがポイントです。

チームでの運用方法

スケジュール管理ツールのメリットは、個人の忘備録として利用できるだけでなく、チームで運用可能なことにあります。むしろビジネスシーンでは、チーム内での役割分担や進捗確認をどれだけ効率化できるかが重要担ってきます。そのためには、以下のような点に注意が必要です。

共有カレンダーの活用

チーム全員がアクセスできる共有カレンダーを使うことで、各メンバーのスケジュールを一元管理し、予定の重複や抜け漏れを防ぐことができます。各自が決められたルールに沿って、適切に予定をツールに入力することで、効率的なスケジュール調整が可能になります。

ツールのトレーニング

チーム全員がスケジュール管理ツールを効果的に使いこなせるように、適切なトレーニングを実施することも重要です。ツールの基本的な使い方から、応用的な機能までをカバーすることで、ツールの効果を最大限に引き出せます。

まとめ～最適なツールを活用してスケジュール管理を効率化しよう

スケジュール管理ツールの導入は、ビジネスの効率化に欠かせない重要なステップです。

最適なツールを選ぶためには、機能性、使いやすさ、他のツールとの互換性、価格などのポイントを考慮することが重要です。

また、自分やチームのニーズに合ったツールを選ぶことで、日々の業務をスムーズに進めることができます。

無料トライアルやユーザーレビューを活用し、チーム全体で使いやすいツールを見つけることができれば、業務の効率化だけでなく、チーム全体の生産性向上にもつながるでしょう。

あなたのビジネスにジャストフィットするスケジュール管理ツールを活用して、プロジェクトの成功をつかみ取ってください。

スケジュール管理ツールをはじめとした各種デジタルツールの活用や、貴社プロジェクトに最適化されたオリジナルツールやアプリの制作についてご相談のお客様は、DX推進をサポートする株式会社MUにお任せください。