業務効率化に最適！RPAツールを使ったシステム開発の初歩（前編）

現代のビジネス環境では、少子高齢化や人手不足、働き方改革の推進により、効率的な業務運用がこれまで以上に求められています。こうした課題の解決策として注目を集めているのが、RPA（Robotic Process Automation）です。

RPAは、データ入力や帳票作成などの単純かつ反復的な業務を自動化し、従業員がより重要な業務に注力できる環境を整えるための強力なツールです。導入することで、人手不足への対応だけでなく、人的ミスの削減やコストの効率化も期待できます。

そこでPRAの基本について、2回にわたって徹底的に解説します。前編となる本記事では、RPAの基本的な概念や導入メリットについて初心者にもわかりやすく解説します。また、RPAを初めて導入する方向けにおすすめのツールもご紹介しますので、業務効率化に一歩踏み出すためのヒントとしてください。

RPAとは何か？業務効率化における役割

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、定型的で繰り返し行う作業を自動化することで、業務の効率化を支援するテクノロジーです。従来、人の手で行われていた業務を、ソフトウェアの「ロボット」が代行するため、時間と労力を削減でき、作業の正確性も向上します。

例えば、データ入力やファイルの移動、情報の検索など、決まった手順で行われる作業が対象となります。

RPAの導入によって、手作業に頼っていた単純作業を自動化できることで、従業員はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。その結果、企業全体の生産性が高まります。つまり、戦略的な業務や創造的な活動に多くのリソースを割り当てることが可能となるのです。

ここでは、RPAの基本的な仕組みと、その業務効率化における役割について詳しく見ていきます。

RPAの基本的な概念

RPAは、パソコンやシステム上で行う日常的な作業を自動化するための技術です。RPAでは、ソフトウェアの「ロボット」が、人間がキーボードやマウスを使って行う作業と同様のものをシステム上で行います。

例えば、システム上でデータを入力したり、ファイルを移動・コピーしたりといった定型作業をロボットに任せることができます。つまり、決まった手順で繰り返される「ルーチンワーク」をロボットが引き受けることで、作業者の負担を減らし、ミスを防ぎながら効率よく作業を進めることができるのです。

RPAが優れている点は、通常のプログラムのように複雑なコードを書く必要がない点です。誰でも比較的簡単に操作を覚え、ロボットに仕事を指示することができます。

多くのRPAツールには、画面を見ながら「ここをクリック」「ここにデータを入力」といった手順を記録する機能があり、これによって自動化のための指示を直感的に作成できます。このように専門的な知識がなくても自動化を実現できるように、技術的なハードルも低く設定されているのです。

RPAのメリットとその必要性

RPAが注目される大きな理由は、特に「毎日、同じ内容の作業の効率化」に効果的であることです。以下に具体例を挙げて説明します。

データの入力や転記作業の自動化

例えば、営業部門が顧客の注文内容を手作業でExcelで管理している場合を考えてみます。この場合、少なくとも、

1. 注文内容をまとめた文書の作成
2. 注文内容をExcel上の在庫管理システムに入力
3. 請求書の発行システムに注文内容を転記する

という3つの作業が発生します。

これらのすべてを人の手で行うと、書類の作成や転記作業に時間がかかり、さらには入力ミスが生じる可能性もあります。

ここで、RPAにより「注文内容を記載したデータを読み取り、在庫管理システムと請求システムに入力する」という一連の手順を自動化します。すると、例えば毎朝決まった時間にRPAが起動し、前日に入力された注文データを必要なシステムへと自動的に反映させる、といった運用が可能になるのです。

このように、ロボットが代行することで転記にかかっていた時間を一気に削減し、また人為的なミスを減らすこともできます。

複数システムにまたがる業務処理の自動化

多くの企業では、異なるシステムを併用して業務を行っており、そのため同じデータを複数のシステムに入力する必要がある場合があります。

例えば、社員の出勤情報が人事システム、給与計算システム、勤怠管理システムに分散している場合、同じデータを何度も入力しなければなりません。

このような場合にRPAを活用すると、1つのシステムに入力したデータを他のシステムにも自動で反映させることができます。これにより、社員のデータ管理を一元化し、二重入力によるミスを防ぎ、業務の効率化が図れます。

また、RPAは24時間365日稼働できるため、業務時間外でも処理を行うことができます。そのため、定時以降や休日にRPAを稼働させることで、効率的に作業を行うことも可能となるのです。

毎月の定型レポート作成の自動化

例えば、毎月の売上レポートをExcelで作成・管理している場合を考えてみます。各営業担当者から送られてきた売上データを1つにまとめたり、グラフ化したりする作業を手作業で行った場合、データの集計やグラフの作成に数時間かかることも珍しくありません。

しかし、RPAを使えば、売上データの集計からグラフの作成をすべて自動化できます。さらに、メールでの自動送信まで設定しておけば、レポートの共有までもすべてRPAに任せることができます。

例えば、各営業担当者は売上データを共有フォルダにアップロードするだけで、RPAがそれを読み取り「指定されたフォーマットで集計し、レポートを作成したうえで、レポートを上司にメールで送信する」というような運用をすることができます。

これにより、データの集計・管理を担当者するスタッフの作業負担が大幅に軽減され、その時間をより戦略的な業務に割り当てることができるようになるのです。

RPA導入のメリットを最大限活かすには？

RPAのメリットを最大限に活かすためには、RPAに適した作業とそうでない作業を見極めることが重要です。特に、定期的に同じ作業を繰り返す定型業務やデータ入力のような業務にRPAを適用すると、高い効果を発揮します。

一方で、状況に応じて臨機応変な判断が求められる業務や、複雑なルールを用いる必要がある業務では、RPAだけで対応するのは難しい場合もあります。上手く自動化の指示ができていないと、思い通りの成果が上がらないばかりか、誤った情報に基づいて作業を進めてしまい大きなトラブルに発展するリスクもあるため、注意が必要です。

そのため、RPA導入時には業務内容を詳しく分析し、自動化のメリットが大きい作業から段階的に導入することが推奨されます。

RPAツールの選び方と初心者向けのおすすめツール

RPA導入を検討する際、まず重要なのは、自社の業務に最適なツールを選定することです。

RPAツールには、それぞれ特有の機能や特長があり、業務内容や会社の規模に応じた適切なツールを選ぶことで、効率的な導入が可能になります。初めてRPAを導入する企業にとっては、例えば、初心者でも操作しやすいツールや、サポートが充実しているツールをおすすめします。

また、コスト面や操作性も選定の重要な要素です。初期費用だけでなく、維持コストも考慮する必要があります。

本章では、RPAツールを選ぶ際に押さえておくべきポイントと、初心者でも使いやすいおすすめのRPAツールを紹介します。それぞれのツールが持つ特徴や適した業務も取り上げますので、自社に合ったツール選びの参考にしてください。

RPAツール選定のポイント

RPAツールを選ぶ際には、自社の業務に適した機能、導入のしやすさ、サポート体制、コスト面のバランスが重要です。以下のポイントを押さえておきましょう。

• 機能性：自動化したい業務に必要な機能が備わっているか
• 操作の簡便さ：初心者が学びやすいか、直感的に操作できるか
• サポート体制：トラブル発生時に、迅速にサポートを受けられるか
• コスト：導入費用やランニングコストが予算に合っているか

初心者向けのRPAツール紹介

ナビ搭載 業務自動化RPA RKシリーズ

複雑で高度な計測を行う測定器の操作が、わずかワンクリックで完了するなど、圧倒的な使い勝手をソフトウェアで実現できます。

搭載されたナビに沿ってクリックするだけの「フローナビゲーション」を使用すれば、やりたい目的を並べて全体のフローを決めながら、2stepでの設定が完了しますので、ITに詳しくない人でも1人で安心して運用が開始できます。

Power Automate Desktop

ワークフローを自動化するツールで、Microsoft Power Automateのいち機能となっているため、Windows10および11ユーザーであれば、無償で利用することができます。

Power Automate Desktop のRPAデスクトップ フローを使用して、シンプルなデータ転送から複雑なビジネス ワークフローまで、デスクトップから直接すべてを自動化してくれますので、日常的なタスクの自動化、効率の向上、時間の節約が可能です。

WinActor

大手から中小企業まで幅広く利用され、特に情報システム部門やエンジニア主導におすすめのWindowsPC上で動作するRPAツールです。

複数パターンのロボ作成方式の組み合わせと、フローチャート方式でのロボ作成手順によって、複雑な業務の処理にも柔軟に対応することが可能なだけでなく、Windowsやブラウザとの親和性によって、大量なデータの高速処理も得意としています。

また、NTTグループによって開発された純国産のRPAツールのため、サポートが日本語対応しているのも大きな魅力です。

まとめ～RPAの基礎を理解して、業務効率化の第一歩を踏み出そう

RPAは、企業の定型業務を自動化し、生産性の向上や業務効率化を実現する強力なツールです。

本記事では前編として、RPAの基本概念や導入のメリットと、初心者にも扱いやすいツールを紹介しました。自社の業務にRPAを取り入れることで、従業員がより付加価値の高い仕事に集中でき、業務全体の改善が期待できます。

次回後編では、実際にRPAを導入する際の具体的なステップや、導入後の運用のポイントを詳しく解説します。効率化の一歩を踏み出し、継続的な成長を目指すために、ぜひ次回もご覧ください。