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業務効率化のためにあまり費用がかからないおすすめのツールはありませんか？
その場合だとSaaSを利用するのがおすすめです。中小企業におすすめのSaaSツール10選をご紹介しますね。
近年、リモートワークの普及などで業務のオンライン化が促進され、SaaSツールの需要が高まっています。
SaaSとは「Software as a Service：サービスとしてのソフトウェア」の略で、インターネット経由で誰でも利用できるソフトウェアサービスのことを指します。
ソフトウェアのインストールが必要なく、インターネットへの接続環境さえあれば、場所やデバイスを選ばず利用できるSaaSは、中小企業でも導入が進んでいます。
しかし、デジタル活用に馴染みがない中小企業の経営者や担当者の中には、自社に適したツールがわからないという方も少なくありません。
そこで、この記事では、中小企業に最適なSaaSツールの条件とおすすめツール10種類を紹介します。SaaSの導入を検討する際の参考にしてください。
目次
中小企業におすすめなSaaSツールの条件
企業ごとに抱えている課題は異なるものの、中小企業の多くで共通している点は人手不足や資金繰りの課題です。
こうした課題を解決するには、従業員1人ひとりの生産性を向上させ、費用を抑えつつ業務を効率化することが重要です。SaaSの活用はまさにそのための鍵になります。
ただし、SaaSツールには様々な種類があるため、どれを選ぶかによって得られる結果は大きく異なります。中小企業がSaaSツールを選ぶ際にチェックすべき項目は、主に次の3点です。
- コストパフォーマンスが優れているか
- 操作がわかりやすいか
- サポートが充実しているか
特に、サービス内容が費用に見合っているかは事前に入念な確認が必要です。例えば、ツールによっては、使用人数や利用できる機能によって料金プランが変わる場合などもあるため、事前の確認を怠ると想定外のコストが発生してしまう可能性もあります。
また、「誰でも操作しやすいか」といった点も重要です。いくら高機能であっても、操作が複雑なツールを導入してしまうと、結果的に作業効率を下げてしまう場合もあります。
加えて、社内にデジタルツールの専門的な知見を有する人材が限られている企業の場合は、操作や運用に悩んだ時にすぐ質問できる「サポート体制があるか」も、業務の遂行に支障をきたさないためにの重要なチェックポイントです。
以上の点に注意し、自社の課題解決に適したSaaSツールを選ぶことをおすすめします。
中小企業におすすめするSaaSツール10選
前述の通り、SaaSツールは、従業員のコミュニケーションやプロジェクト管理をはじめとする業務効率の向上を実現します。
ここでは、コストパフォーマンス・操作性・サポートなどのポイントを踏まえて、中小企業の様々な課題を解決するおすすめのSaaSツールを10種類ご紹介します。
Chatwork（チャットワーク）
Chatworkは、4年連続国内利用者数1位のビジネスチャットツールです。
- 1対1やグループでのテキストチャットができる
- ファイル送信・ビデオ通話などが可能
- 充実したセキュリティ対策
初心者でも直感的に操作でき、社内メンバーや顧客と簡単にチャットができます。
無料プランでも100人までユーザー登録ができ、グループチャットや1対1のビデオ通話などの基本的な機能を利用できます。
有料プランでは登録可能なユーザー数が無制限で、音声・ビデオ通話も同時に14人まで可能です。
やり取りは全て暗号化されるため、情報漏えいの可能性は極めて低くなっています。
また、バックアップは複数の施設に保管されているため、仮にChatwork管理者側のトラブルでデータが消失した場合でもデータの復元が可能です。
社内での連絡事項の共有や、テキストでのやり取りを気軽に行いたい企業におすすめです。
Zoom（ズーム）
Zoomは、アメリカの企業「Zoom Video Communications社」が提供するWEB会議ツールです。コロナ禍でのオンライン飲み会などでも使用され、一般的にも知名度が高まりました。
- 出席者最大500人までのミーティングが可能
- 通話中の画面共有・チャットなどが利用可能
- 独自の暗号化で通話記録を保護
無料プランの場合は。通話が最大40分まで、出席者が100人までなどの制限はありますが、画面共有やチャットなど基本的な機能のほとんどを利用できます。
有料プランでは、通話が最大30時間、出席者が最大1,000人（プランによって異なる）となり、録画のクラウド保存や通話中の投票なども行なえます。
顧客とのビデオ通話はもちろん、授業・セミナー・全社会議などあらゆる形態のミーティングが可能で、会議の模様を全て録画して残しておくこともできます。
通話の記録は暗号化されており、ミーティング主催者が特定の参加者をブロックしたり、パスワード使用で特定の参加者のみを招待することもできるなど、セキュリティ面の機能も充実しています。
リモートワークを推進したい企業や、セミナーや会議のオンライン化を促進したい企業におすすめです。
クラウドサイン
クラウドサインは、弁護士監修の電子契約ツールです。
- オンライン上で契約締結が可能
- 不正アクセス防止機能の充実
フリープランの場合は、送信可能な契約書が月3通に制限されていますが、有料プランでは無制限に送信できます。
クラウドサインを利用すれば、アップロードした契約書に電子署名をするだけで、オンライン上で簡単に契約締結が可能になります。
契約の相手側はクラウドサインへの利用登録などは不要なため、取引相手に負担をかけず速やかに同意が得られる環境を構築できます。
契約手続きを完全オンライン化することで、書類の印刷や発送にかかるコストも削減可能です。
請求書・業務委託契約書・個人情報取扱同意書など、業務に必要な書類のほとんどが電子化できます。
契約締結を安全かつスピーディに行いたい企業におすすめです。
SmartHR（スマートエイチアール）
SmartHRは、登録社数50,000社以上を誇るシェア1位の人事労務システムです。
- 人事労務関連の手続きを全てペーパーレス化
- 個人情報の変更が当事者の手続きで完結
- 常に最新の人事データを一元管理可能
人事・労務手続きに必要な機能だけを備えた「¥0プラン」も用意されており、利用人数30名未満であれば、トライアル期間終了後も「労務管理プラン」と同等の機能を無料で利用できます。
ただし、「¥0プラン」では、雇用保険手続きやWeb給与明細発行など人事労務の基本的な機能は使えますが、オンライン上での文書配布・申請手続き・人事データの分析などはできません。
有料プランを利用すると、このような人事労務関連の手続きが全てオンラインで完結することができます。これまで紙で行ってきた様々な文書の印刷や発送にかかるコストを削減できることに加えて、アクセス権がある人はどこからでも文書を確認したり、手続きを行うことが可能になります。
また、変更になった社員のデータは自動でシステムに反映されるため、常に最新の社員データを確認できます。
一元管理で蓄積されたデータは数値として可視化され、経営課題の解決などあらゆる分析に役立ちます。
人事や労務関連の手続きを効率化したい企業におすすめです。
Dropbox（ドロップボックス）
Dropboxは、世界中で7億人以上のユーザーに使用されているオンラインストレージツールです。
- オンライン上で書類の一元管理が可能
- 複数のデバイスでファイル共有が可能
- アカウント身所持のユーザーともファイル共有が可能
Dropboxの操作は非常にシンプルです。
無料プランでも2GBのストレージが利用可能で、パソコン、スマートフォンなど複数のデバイスを使って、どこからでも保存したファイルにアクセスできます。
有料プランでは利用可能なストレージが3TB以上に増え、さらにDropbox Oneプラン以上を契約すれば契約書の電子署名などの機能も利用可能になります。
また、万が一使用しているデバイスを紛失したり、盗難の被害にあった場合に備えて、データを一旦消去したあとに復元できる機能も装備されており、セキュリティへも十分な対策が施されています。
オンライン上で書類を一元管理したい企業や、ファイルのバックアップ先を探している企業におすすめです。
Backlog（バックログ）
Backlogは、企業だけでなく、行政機関でも導入されているプロジェクト管理ツールです。
- タスク管理・プロジェクト管理・ファイル共有などが可能
- プロジェクトの進捗や期限の見える化が可能
無料プランでは、一つのプロジェクトに限り、タスク管理や社内Wiki（プロジェクトの作業マニュアルや顧客情報などをメンバー内で共有できる機能）などの機能が使えます。
「カンバンボード」というメモをドラッグ＆ドロップして順番を入れ替えることで、細かいタスク管理が簡単に行えます。
有料の「スタンダードプラン」以上では、タスクの担当者・期限・進捗などのプロジェクトに関する情報が横棒グラフで可視化されるため、業務の見える化に役立ちます。
個人のタスクやプロジェクトの進捗を可視化して、業務改善に役立てたい企業におすすめです。
SanSan（サンサン）
SanSanは、あらゆる顧客情報を営業に活用できる法人向け名刺管理ツールであり、営業DXサービスの代表格です。
- 名刺に顧客情報を紐付けて一元管理が可能
- 100万件を超える企業の最新情報を搭載
基本的なツール利用は全て有料ですが、1ヶ月の無料トライアル期間が設けられています。
取引の履歴や商談内容といった顧客情報を、名刺と紐付けしてデータベース化できるため顧客情報をプロジェクト全体で共有することができます。
誰が、いつ、どのような顧客とどのような取引をしてきたのか一目瞭然のため、引き継ぎなども簡単です。
また、通信は全て暗号化されるなどのセキュリティ対策が施されているため、社外の第三者はアクセスできません。また、個別にアクセス権の設定もできるため、情報漏えいなどのリスクを考慮して社内での情報共有についても、必要に応じた制限を設けることができます。
加えて、Sansanにアクセスすることさえできれば、顧客先にいてもスマートフォンのアプリから情報を確認できるため、営業担当者にとっては極めて利便性が高いツールです。
紙の名刺管理が煩雑で困っている企業やチーム内での情報共有に課題がある企業におすすめです。
Sales Cloud（セールスクラウド）
Sales Cloudは、世界で15万社以上の企業が導入している顧客管理・営業支援ツールです。
- 顧客情報の一元管理が可能
- 個々の営業活動内容を登録できる
- 導入前の不明点は電話でも質問可能
基本は有料のサービスですが、トライアル期間1ヶ月は無料で活用できます（もっとも低価格の「Essentialsプラン」のみ、トライアルは14日間）。
顧客情報に商談内容、社員の活動履歴などを紐付けして一元管理することで、戦略策定や顧客満足度の向上に活かすことが可能です。
日々の営業活動記録を登録することで、個人の進捗や業務内容も確認できます。
顧客情報の管理や営業活動を効率化して、成約率を上げたい企業におすすめです。
Marketing Hub（マーケティングハブ）
Marketing Hubは、アメリカの企業「HubSpot社」のマーケティング支援ツールです。
- SEOを意識したコンテンツ作成が可能
- スコアリング機能で見込み客へのアプローチが可能
- SNS投稿の分析が可能
無料プランであっても、有料プランと同じようにブログ・LP（ランディングページ）・メールなどのWEBサイトを作成することができます。
ただし、ブログやチャットのHubSpotロゴが削除不可であったり、メール送信件数に上限があるなど、制限がある点は留意が必要です。
有料プランでは、専門的な知識がなくても、SEOアドバイスに基づいたより高度なコンテンツ作成が可能になっています。
特別な知識がなくとも、豊富なテンプレートを使って直感的に作成できるため、初心者でも手軽に使うことができます。
また、「スコアリング機能」によって自社に関心のあるユーザーの情報を可視化することもできます。これにより、多額の広告費を費やさなくても最小限の労力で見込み客にアプローチが可能です。
Webでの情報発信に力を入れたい企業や、集客活動を効率化したい企業におすすめです。
kintone（キントーン）
kintoneは、30,000社以上の企業で導入されているツールで、顧客情報の管理、プロジェクト進捗管理などさまざまな用途のアプリ開発が可能です。
- 初心者でもアプリ開発が簡単
- さまざまな用途の社内アプリ開発が可能
無料で利用できるのは30日間のトライアル期間のみとなりますが、その間は全ての機能が無制限に利用できます。
100種類以上のテンプレートやドラッグ＆ドロップ操作により、専門知識がなくてもアプリに必要な機能を簡単に挿入できます。作成したアプリはパソコン、スマートフォンなどのデバイスからアクセス可能です。自社のニーズに合わせて開発したアプリによって。さまざまなデータの見える化を実現できます。
社内にエンジニアなどの特別な専門職がいなくても、アプリを作って業務改善に役立てたい企業におすすめです。
まとめ
今回は、中小企業におすすめのSaaSツールの条件とおすすめツール10種類を解説しました。
今後、少子高齢化による後継者や人材の不足によって、社員1人ひとりの生産性を高めるSaaSツールは企業活動においてますます欠かせない存在となります。
SaaSツールを導入の際は、解決すべき経営課題を明らかにした上で、コストパフォーマンスや操作性に優れたサポート体制が万全なツールを選ぶことがおすすめです。
ぜひ目的に合ったSaaSツールを導入して、業務の効率化と活性化を試みてください。
