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現代のビジネスにおいて、DX（デジタルトランスフォーメーション／以下：DX）を進めることは重要な課題の1つです。
中でも、業務を効率的に行うことは、企業の生産性向上に繋がり、競争優位性を獲得するために必要不可欠な要素となっています。
しかし、中小企業においては、業務の効率化に向けた取り組みが十分に行われていないケースもあります。
その背景には、業務効率化のための人員・時間・費用などのリソースの限界が挙げられます。
そこで、現在注目を集めているテクノロジーが、AIによる自動化です。
AIを活用することで、繰り返し行う業務を自動化し、業務効率化を図ることができます。
本記事では、中小企業がAIによる自動化を活用して業務効率化を図るための戦略について、詳しく解説します。
目次
AIによる自動化のメリット3つ
AIによる自動化には、多くのメリットがあります。
ここでは、業務の効率化に繋がる代表的な3つのメリットについて詳しく説明していきます。
コスト削減
AIを利用することにより、従業員が行っていたルーチンワークや繰り返し作業などをデジタルツールに肩代わりさせることによって、業務を自動化することができます。
これによって、作業にかかる時間は大幅に短縮され、従業員の労働時間が削減されることで、結果的に人件費の削減に繋がるのです。
生産性向上
AIで業務を自動化することによって生まれた人的リソースを有効活用することができれば、大きな価値を生み出します。
例えば、従業員がそれぞれの専門性を生かしてより高度な作業に取り組むことができれば、生産性の向上が期待できます。
また、自動化によって作業時間や作業プロセスが短縮されることは、単純な時間効率の面から見ても生産性の向上に繋がります。
人的エラーの削減
AIで業務を自動化することによって、作業プロセスが機械化されれば、従業員によるミスやエラーが減ります。
例えば、入力ミスや漏れがなくなるだけでも、業務の正確性が向上することが期待できます。
その結果、製品やサービスの品質向上、顧客からのクレーム対応の削減に繋がるといった副産物も生み出します。この結果、ミスの減少はコストカットやリソースの有効活用にも繋がります。
AI自動化ツールを選ぶ3つのポイント
中小企業がAIによる自動化ツールを導入する際には、自社に合ったツールを選定することが重要です。
ここでは、自社に合ったAI自動化ツールを選ぶための3つのポイントについて解説します。
業務内容の洗い出し
ツールを導入する前に、まずは自社の業務内容をできる限り詳細に洗い出さなければなりません。
その上で、どのような業務がAIによる自動化に向いているか、どのような課題があるかを明確にすることが必要です。
この工程を飛ばして闇雲に「便利そうだから」というだけでツールを選んでしまっては、求める成果を得られないだけでなく、かえって手間と費用ばかりがかかってしまう結果となりかねません。
ツールの選定基準
AIによる自動化ツールを選定する際には、以下のような基準を設けることが重要です。
- 導入コスト
- 運用コスト
- 導入期間
- 導入後のサポート体制
- セキュリティ対策
- 拡張性
これらの基準に基づいて、複数のツールを比較検討することが必要です。
また、AIによる自動化ツールを提供する企業の信頼性や実績も確認することも、ツール選定の基準としては重要となっています。
デモやトライアルの実施
AIによる自動化ツールを導入する前には、デモやトライアルを実施することをおすすめします。
実際に自社の業務に適用した場合の導入効果や問題点を事前に確認することは、ツール導入の際に大きなポイントとなります。
また、ツールを提供する企業とのコミュニケーションも大切であり、可能であればツールの導入前に十分な打ち合わせを行うことも必要となってきます。
選定するツールによっては、導入効果や業務効率化に大きな差が生じることもあるため、慎重な検討が必要です。
AI自動化の導入に向けた3ステップ
AIによる自動化ツールを導入するには、次のようなステップを踏むことが重要です。
プロジェクトチームの構築
AIによる自動化ツールを導入するには、まずAIによる自動化ツールの導入プロセス全体を統括し、スムーズな導入を実現する役割を担うプロジェクトチームを構築する必要があります。
このチームには、AIやITに関する知識や経験が豊富なメンバーを含め、多様な視点からアプローチすることが望まれます。
導入計画の策定
次に、明確な導入計画の策定を行います。
そのためには、前項で紹介したように現状の業務プロセスと課題の洗い出し、目指すゴールを明確にしておくことが重要です。
どのような業務をAIで自動化するか、どのようなツールを利用するか、いつからどのように導入していくかなどを明確にしなければ、成功へ向けて進むことなどできません。
導入計画の策定の際には、プロジェクトチームだけでなく、関係部署や利用者の意見を取り入れることも重要です。
トライアルと検証の実施
AIによる自動化ツールを導入する前には、トライアルを実施します。
一部の業務や部署を対象にして、実際にAIによる自動化を試してみることで、使用感やユーザーの生の声を聞いてみなければ、本当の効率化には繋がりません。
この段階で、ツールの機能や導入効果を検証しておけば、必要に応じて修正を加えることができるため、全社的な導入前にリスクを最小限に抑えることができるのです。
導入後のフォローアップ
AIによる自動化は、ただツールを導入すればそれでプロジェクトを完遂したということにはなりません。
そのため、ツールを導入した後には、次のようなフォローアップを行うことが求められます。
効果の測定
AIによる自動化ツールを導入した後には、効果の測定を行うことが重要です。
コスト削減や生産性向上など、導入前後での効果を定量的に評価することが望ましく、さらには、測定結果に基づいて改善点を洗い出し、改善策を検討することではじめて次のステージへと進めるのです。
問題解決
ツールを導入した後に、何らかの問題が生じることはよくある話です。むしろ、何も問題が起きないことのほうがレアケースとすら言えます。
当然ながら問題が生じた場合には、その問題の対応策を講じなければなりません。
AIによる自動化が期待通りに機能していない、システムの動作が不安定であるなどの問題が発生した場合には、問題解決のための対策を検討し、迅速かつ適切に対応することが重要です。
アップグレード
ツールを導入した後には、状況に応じてシステムのアップグレードが必要になる場合があります。
既存のツールを利用している場合は、バージョンアップやセキュリティの強化が行われることもありますし、そのような場合は常に最新のバージョンにアップデートを行い、システムの性能やセキュリティを向上させておくことで、より効率的な業務を実現することができるのです。
まとめ
中小企業がDXを進める上では、まずは業務の効率化から取りかかることがおすすめです。
特に、近年はAIによる自動化ツールを導入することで、コスト削減や生産性向上、人的エラーの削減など多くのメリットを享受でき、結果として大きな意味での業務の効率化が実現できます。
本記事では、AIによる自動化のメリットと共に、ツール選びのポイントや導入のステップ、さらには導入後のフォローアップに関して簡単にご紹介いたしました。
いずれの場合でも重要なのは、自社の業務内容や課題に合わせて、具体的な導入戦略を慎重に検討し、専門家やベンダーと連携して進めることです。
中小企業にとって、AIによる自動化ツールの導入は未来に向けた重要な投資です。
この記事が、DX推進による業務効率化を目指す多くの中小企業に取って、AIによる自動化ツール導入に興味を持つきっかけとなれば幸いです。
株式会社MUは、DX推進のエキスパート企業として、様々な既存ツールの導入補助や助成金申請のお手伝いまで含めて、中小企業様のDX推進を広範囲にサポートしてまいります。
