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RPAが業務効率化に効果的なことは分かりました。でも、導入に失敗したらどうしようかと心配です。
確かにRPA導入によりリスクはゼロではないので、不安なのもわかります。でも、ポイントを押さえれば成功の確率は格段に上がります。今回は、その秘訣をお教えしますね
現代のビジネス環境では、人手不足や業務負担の増加といった課題に直面する企業が増えています。
その一方で、こうした課題を解決するための新しいテクノロジーも発展してきています。その中でも、反復的で定型的な業務を効率化できるツールとして注目をあつめているのが、RPA（Robotic Process Automation）です。
PRAは、実際に多くの企業に導入されており、企業が抱える課題を解決するための重要なソリューションになっています。
RPAの基本を徹底的に解説する本企画。前編では、RPAの基本概念や初心者におすすめのツールについてご紹介しました。
今回の後編では、RPAを実際に導入する際の具体的な手順やスムーズな運用を実現するためのポイント、さらに導入成功のために知っておくべき注意点について詳しく解説します。この記事を通じて、RPAを使った業務自動化の流れを理解し、自社の効率化に役立ててください。
目次
RPAツールを使った業務自動化の簡単な流れ
RPAツールを使って業務を自動化するには、導入の手順をしっかりと理解し、適切な設定を行うことが重要です。具体的には、
- どの業務を自動化するかの選定
- プロセスの可視化と設計
- ワークフローの作成
- テスト実行
- 本稼働
という5つステップに分けて準備を進める必要があります。
こうした手順を順に踏むことで、RPAをスムーズに稼働させ、業務効率化を実現できるようになるのです。
この章では、業務自動化の流れを具体的に解説し、RPAを導入する方法を初心者にもわかりやすく説明します。
RPA導入手順の5ステップ
RPAを効果的に導入するためには、段階を踏んだ計画的な進め方が重要です。以下の5つのステップに沿って進めることで、自動化をスムーズに行い、かつRPAの持つ効率化効果を最大限に活かせるようになります。
ステップ1．自動化したい業務を選定する
最初のステップは、RPAで自動化する業務の選定です。RPAは、特に「定型的で反復的な作業」に向いているため、日常的に繰り返されるルーチン作業を選ぶと効果的です。例えば、以下のような業務が自動化対象として適しています。
- 毎日決まった時間に行うデータの入力や転記作業
- 顧客からの注文情報の処理とデータの登録
- 定期的なレポート作成やデータ集計
自動化する業務の選定にあたっては、現在の作業内容をリスト化し、繰り返し作業が多いものや、時間がかかるものから優先的に選ぶようにします。
ステップ2．プロセスの可視化と設計
次に、自動化する業務プロセスを可視化し、どのようにフローを設定するかを設計します。
まず、現状の手作業プロセスをステップごとに整理してフローチャートなどにまとめます。この過程で業務手順を細かく見直し、無駄な工程を省くことで最適化を図ることも可能です。
設計が完了したら、RPAツール内でその流れを再現し、自動化設定を進めます。
例えば、毎日注文データをExcelからシステムに転記する作業は、以下のプロセスに分解できます
- Excelファイルを開き、データを読み取る
- データを取得して、システムに入力する
- 入力完了後、データの確認と保存を行う
ステップ3．自動化ワークフローの作成
設計が完了したら、実際にRPAツールを使って自動化ワークフローを作成します。
前編で紹介したUiPathやAutomation Anywhereなどのツールを使用すると、ドラッグ＆ドロップ操作でワークフローを構築できるため、プログラミングの知識がなくても設定が可能です。
ワークフロー作成の大まかな流れが以下の通りです。具体的に、先ほどのExcelからの天気作業を例にみていきましょう。
- 操作の開始：「Excelを開く」、「システムにログインする」
- データの取得：Excelシートのセルから特定のデータを読み取るなど
- データの入力：システムの画面上に取得したデータを入力する
- 操作の終了と結果の保存：必要に応じてログを記録し、処理完了の確認を行う
ステップ4．テスト実行
ワークフローが完成したら、テスト実行を行い、正確に動作するかを確認します。
この段階では、設定した自動化フローが意図通りに動作しているか、エラーがないかなどを徹底的にチェックします。
例えば、データが正確に転記されているか、予期しないエラーが発生していないかなどを確認し、必要に応じて設定を修正します。
ステップ5．本稼働と定期的なチェック
テストで問題がなければ、本稼働に移行します。
RPAは一度設定すれば自動で作業を続けてくれますが、定期的にチェックし、設定を見直すことが重要です。また、システムの仕様変更や業務フローの変更が発生した際には、RPAのワークフローも適宜調整する必要があります。
RPA導入に際する注意点と成功のためのポイント
RPA導入には多くのメリットがある一方で、導入に伴うリスクや課題も無視できません。
自動化がうまく機能しない場合や、業務フローの変化に対応できない場合、RPAの利便性が損なわれる可能性があります。そのため、RPAを有効に活用するには、導入段階でのリスク管理と長期的に活用するためのポイントを押さえておくことが重要です。
この章では、RPA導入の際に注意すべき点と、成功に導くためのポイントを詳しく解説します。これにより、安定した運用と効果的な自動化を実現するための基盤が整えられるでしょう。
導入時に注意すべきリスク
RPA導入には多くのメリットがある一方で、注意すべきリスクも存在します。特に重要なものとして、システム変更や業務フローの見直しが行われた場合には、RPAの設定が意図通りに機能しなくなる可能性が挙げられます。
また、過度に自動化を進めると管理が煩雑になり、逆効果を招く場合もあります。さらに、データのセキュリティリスクも注意すべき重要なポイントです。万が一にも、データ漏洩などを引き起こすことがないように、適切な管理体制を整えることが欠かせません。
これらのリスクを理解し、事前に対策を講じることで、RPA導入の効果を高めることができます。
システムや業務フローの変更に対応できない
RPAは事前に設定された操作手順を忠実に実行するため、対象となるシステムや業務フローに変更が生じた場合、設定の見直しが必要です。
例えば、システムのインターフェースが更新されたり、業務プロセスが改定された際には、RPAの動作が停止したり、エラーが発生するリスクがあります。そのため、業務内容に変化が生じる場合は、事前にRPA設定の更新を行い、エラーの発生を予防する必要があります。
RPAの運用になれていない企業では、しばしばこのRPAの設定更新ができていなかったことが原因で、予想外のトラブルが発生してしまう事件が起こります。
こうしたトラブルの対策としては、RPAのプロセスに関するドキュメントを作成し、どの部分がどのシステムやプロセスに依存しているかを把握しておくことが効果的です。また、RPAの管理者や担当者を設けるなど、業務やシステムの変更が生じた際には速やかに対応できる体制を整えておくことも有効です。
過度な自動化
あまりにも多くの業務をRPAで自動化しようとすると、運用が複雑になり、その管理も煩雑になりがちです。トラブルなく運用するために、多くの工数がかかるようでは、自動化の効果は半減してしまします。
また、RPAは繰り返しが多い単純作業の自動化に向いており、状況に応じた判断や例外処理が必要な業務に対しては不向きです。無理に自動化を進めると、かえってトラブルの発生や運用コストの増大を招くおそ恐れがあります。
対策としては、自動化する業務を慎重に選定し、特にデータの入力や単純なファイル操作など、定型的で判断が必要ない業務に限定することが挙げられます。業務の性質に応じて、人間が必要な判断や創造的な作業に専念できるようにバランスを取ることが求められます。
データのセキュリティリスク
RPAはデータを大量に処理することが多いため、特に顧客情報や企業の機密データを扱う場合、セキュリティ対策が不可欠です。RPAの設定の際に、データアクセス権限の管理や、業務ログの記録・監視を徹底しないと、データの不正利用や漏洩といったリスクが生じます。大量のデータが集約されている分、データ漏洩などの事案が発生した場合の被害も深刻なものになります。
対策は、RPAの操作ログや監視体制を確立し、誰が、どのデータに、どのようにアクセスしたかを記録することです。
特に、重要なデータを扱う場合には、アクセス権限を最小限に抑えるとともに、適切な暗号化処理や安全性の高いネットワーク環境で運用することが有効です。
成功に向けた2つのポイント
RPA導入を成功させるためには、適切なステップを踏みながら進めることが大切です。成功に向けた2つのポイントをまとめます。
小規模から始める
RPA導入にあたり、最初から大規模な自動化を進めるのではなく、まずは小さなプロジェクトからテストを行い、少しずつ規模を拡大する方法が効果的です。
小規模な業務（例：特定のデータ入力作業の自動化など）から始め、実際の効果を確認しつつシステムや業務に対する適応度を見極めることで、失敗のリスクを減らしつつ導入を進められるのです。
1つの成功例として、ある企業では毎日発生する定期レポートの作成業務をRPAで自動化し、業務時間を削減することから始めました。成功を確認後、順次他の業務にも適用範囲を広げることで、スムーズに全社展開を図ることができたのです。
従業員のトレーニングとサポート
RPA導入を成功させるには、従業員がRPAツールの操作方法や基本的な管理方法を理解することが重要です。ツールの操作が複雑だったり、管理に不安があると、RPAの活用が十分に進まない可能性があります。
導入時に従業員向けのトレーニングを実施し、さらにサポート体制を整えることで、RPAが定着しやすくなります。
これを実現するには、初期段階で操作方法や運用ルールの説明会を開き、マニュアルやFAQを用意して、分かりやすい説明を行います。また、導入後も従業員が疑問や問題を相談できるサポート窓口を設け、日常的なサポートを提供することも有効です。
まとめ～業務効率化の第一歩としてRPAを導入するメリット
RPAは、手作業に依存していた定型業務を自動化し、企業全体の業務効率を向上させるための強力なツールです。前編ではRPAの基礎知識やおすすめのツールについて解説し、後編では実際の導入手順や成功のポイントを紹介しました。
RPAをうまく活用することで、従業員がクリエイティブで付加価値の高い仕事に専念できるようになり、企業全体の生産性の大幅な向上が期待できます。
株式会社MUでは、RPAの導入や運用において初心者にもわかりやすいサポートを提供しています。業務効率化の第一歩としてRPAの導入をお考えの際は、ぜひお気軽にご相談ください。
