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DXを進めるにあたり、まったくのゼロからはじめるにはどこから手を付ければよいのでしょう？
まずは社内で使用しているすべての帳簿類などをデータに移行する『ペーパーレス化』がDXの第一歩です。そのために必要なツール類をご紹介しますね。
ペーパーレス化は、DX（デジタルトランスフォーメーション）への第一歩であり、業務効率化やコスト削減に大きく貢献します。これまで利用していた紙の書類をデジタルに移行することで、書類の管理が容易になり、社内外での共有もスムーズに行えるようになるのです。
本記事では、ペーパーレス化を進めるための具体的なツールを7つ紹介します。それぞれの特徴や使い方のポイントを知って、効率的にペーパーレス化を実現し、ビジネスの成長につなげてください。
目次
Googleドライブ：クラウドストレージでの資料共有
Googleドライブは、ファイルの保存と共有が簡単に行えるクラウドストレージです。容量は無料プランでも15GB提供されており、Google Workspace（有料版）では、ストレージの追加や高度な管理機能も利用できます。
データをクラウド上に保存できるため、インターネット接続さえあれば、どこからでもアクセス可能です。さらに、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどのツールと連携し、ドキュメントや表計算の同時編集ができるため、リアルタイムでの共同作業に適しています。
また、WordやExcelなどのMicrosoft Officeのファイルをそのまま使用できるため、これまでOfficeのソフトを使用していた企業にとっても便利です。
活用のポイント
- フォルダ構成の整理：部門やプロジェクトごとにフォルダを作成し、アクセス権限を適切に設定することで、安全かつ効率的に書類を管理・共有できる
- 編集権限の細かな管理：閲覧のみ、コメントのみ、編集可といった細かいアクセス権を設定できる機能を活用することで、誤ってデータが削除・更新されるリスクを減らしながら情報を共有できる
- バージョン管理：変更履歴が自動で記録されるため、過去のバージョンを復元できる
活用事例
製造業のA社では、Googleドライブを使って製品設計データを一元管理しています。各チームメンバーが共有フォルダ内で直接データを更新する仕組みを整えたことで、古いバージョンを参照してしまうリスクがなくなり、更新ミスが大幅に減少しました。
これにより、誤った情報を基にした作業が排除され、チーム全体の作業効率が向上しました。また、複数拠点間での情報共有もスムーズに行えるようになり、全社での生産性向上につながりました。
DocuSign：電子署名で契約プロセスをペーパーレス化
DocuSign（ドキュサイン）は、契約書類の印刷や郵送が不要になる電子署名サービスで、契約プロセスの大幅な効率化に寄与します。
契約書をPDFなど（Word、Excel、PowerPointなど幅広い形式の文書に対応）でアップロードし、指定の署名欄にドラッグ＆ドロップで署名を依頼するだけで、署名プロセスが完了します。
電子署名は法的にも有効で、多くの企業で安心して利用されています。また、進捗状況をリアルタイムで確認できる機能もあり、契約の進行状況を可視化できます。
活用のポイント
- 進捗確認機能：署名の進行状況をリアルタイムで確認し、手続きが滞りなく進むようにサポートする
- リマインダー機能：締め切り間近に自動通知が送られるため、署名の漏れを防げる
- テンプレートの活用：よく使う契約書をテンプレート化し、次回以降の契約手続きを迅速に行える
活用事例
人材派遣会社のB社では、契約のスピードを上げるためにDocuSignを導入しました。以前は郵送による書類のやりとりで1週間以上かかっていた契約が、DocuSignを使うことで即日完了するようになり、派遣手続きの迅速化に成功しました。これにより、顧客満足度も向上しています。
Notion：ドキュメント管理とプロジェクト管理を一元化
Notion（ノーション）は、ドキュメントの作成や管理、タスク管理、データベース構築が一つのプラットフォームで完結するオールインワンツールです。
会議の議事録、タスクリスト、プロジェクト進行状況の管理など、さまざまな情報を一元的に管理でき、ペーパーレス化による情報整理が効率化されます。特に柔軟なカスタマイズが可能で、チームごとに異なる使い方に対応できます。
活用のポイント
- テンプレート活用：議事録やタスク管理などのテンプレートを活用することで、情報整理がスムーズに進む
- データベース機能：ドキュメント、プロジェクト管理、人材リストなどをデータベース化して連携可能
- リアルタイムの共同編集：複数メンバーが同時に編集でき、最新情報を常に共有できる
活用事例
スタートアップ企業のC社では、プロジェクト管理と情報共有のためにNotionを導入しました。
各プロジェクトには専用のページを作成し、進行状況をタスク単位でリスト化しています。タスクが完了すると、そのタスクに関連する資料や成果物にコメントを追加して更新履歴を記録することで、チーム全体が進捗状況を一目で把握できる仕組みを構築しました。
これにより、情報の抜け漏れを防ぎながら、プロジェクト間の連携もスムーズになり、効率的な作業が実現しました。
Adobe Acrobat：PDFのデジタル編集と署名
Adobe Acrobat（アドビ・アクロバット）は、紙の資料をPDFに変換したり、PDFファイルを編集したりできるツールです。
このツールを使えば、紙資料をスキャンしてPDFに変換し、デジタル上で簡単に署名やコメントを追加できます。また、PDFの分割や結合、不要部分の削除も可能で、契約書や報告書などの管理が効率化されます。セキュリティ機能も充実しており、パスワード保護やファイルの暗号化なども可能です。
活用のポイント
- 署名と注釈機能：署名やコメントを追加してPDFでのやりとりが完結できる
- スキャンからPDFへの変換：Adobe Scanアプリを使って紙資料をスキャンし、PDFとして保存できる
- セキュリティ機能：ファイルを暗号化やパスワード保護ができ、重要なデータを安全に管理できる
活用事例
法律事務所のD社では、クライアントへの契約書の送付や修正提案にAdobe Acrobatを活用しています。紙で契約書を作成していた従来の方法から、デジタル化に移行することで効率化を図りました。
まず、契約書をAdobe Acrobatでデジタル化し、必要な箇所に注釈や修正提案を追加します。その後、クライアントに送付して、内容確認や修正点に関するフィードバックを迅速に受け取る仕組みを構築しました。また、送付時にはパスワード保護を設定し、機密性の高いデータを安全に共有しています。
このようなプロセスにより、クライアントとの契約書調整がスムーズになり、業務全体の効率が向上しました。
Microsoft 365：クラウドで使えるオフィスソフト
Microsoft 365は、クラウドでWordやExcel、PowerPointを使用できるサービスです。クラウド上にファイルを保存できるため、どこからでもアクセスできるメリットに加えて、オフィスソフトとクラウドを連携することで、ビジネス文書の管理と共有がスムーズになります。
さらに、Microsoft Teamsとの連携でファイル共有や会議機能も統合されているため、さらにペーパーレス化に役立ってくれます。
活用のポイント
- 自動保存機能：クラウド上で自動保存され、データ紛失リスクを軽減できる
- 共同編集機能：複数人で同時にドキュメントを編集でき、リアルタイムで同期される
- Microsoft Teamsとの統合：チャットやビデオ会議でのコミュニケーションとファイル共有がスムーズ
活用事例
広告代理店のE社では、プロジェクトの進行管理とチーム間の連携にMicrosoft 365を活用しています。チームごとのタスク進行状況をオンライン上のExcelで管理し、プロジェクトの進行を可視化。Teamsの会議機能と連携させることで、リアルタイムにプロジェクトの状況を確認し、柔軟な対応が可能となっています。
Dropbox：シンプルで使いやすいファイル共有
Dropbox（ドロップボックス）は、シンプルで直感的なインターフェースが特徴のクラウドストレージサービスです。初心者でも使いやすく、ファイルの同期や共有がスムーズに行えます。
特に外部パートナーやクライアントとのファイル共有に適しており、データのリンク共有が簡単です。また、共有リンクにはパスワード保護や有効期限設定が可能なため、安全にデータを管理できます。
活用のポイント
- フォルダごとのアクセス権設定：必要な情報のみを共有し、他の情報にアクセスできないよう設定が可能
- バージョン履歴機能：過去のバージョンを復元できるため、変更や削除のミスが起きてもリカバリーできる
活用事例
イベント企画会社のF社では、Dropboxでイベント資料を外部パートナーと共有しています。セキュリティ設定により、特定のファイルだけを安全に共有でき、資料の更新がある場合もリアルタイムで反映できます。
Evernote：メモやアイデアを簡単にデジタル管理
Evernote（エバーノート）は、メモやアイデアをデジタルで管理するためのツールで、会議のメモやタスクリストをデジタル化することで、紙を使わずに情報を整理できます。さらに、音声メモや写真の追加も可能で、視覚・聴覚情報もまとめて記録できます。
スマートフォンやタブレット、PC間で同期されるため、いつでもどこでも情報にアクセス可能です。
活用のポイント
- タグでの分類：メモにタグをつけて、関連情報を簡単に検索可能
- テンプレートの活用：ToDoリストや会議議事録など、目的に合わせたテンプレートを使用することで効率がアップする
- 手書き入力：手書きメモの保存ができ、ノートを紙で書くのと同じ感覚でデジタル保存が可能
活用事例
マーケティング会社のG社では、Evernoteで会議メモやアイデアの記録を一元管理しています。プロジェクトごとにメモを整理し、タグをつけて関連情報を簡単に検索できるため、過去の議論内容やアイデアをすぐに見返すことができ、業務効率化につながっています。
まとめ～ペーパーレス化の成功に向けて
ペーパーレス化は、単なる「紙の削減」を目的とした施策ではありません。業務効率化やそれによるコスト削減、さらにDXへの基盤を築くための重要な取り組みです。
紙書類をデータ化することで、書類や資料の検索が簡単になり、いつでもどこでもアクセス可能な環境を整えます。これにより作業効率は向上し、従業員がより生産的に働けるようになるのです。
本記事でご紹介した7つのツールは、クラウドストレージや電子署名、ドキュメント管理から契約管理まで、ペーパーレス化を実現するために役立つツールばかりです。
ペーパーレス化はDX推進の入り口であり、小さな取り組みから始められる点も、大きな魅力です。まずはクラウドストレージや電子ドキュメント管理を導入し、徐々に紙の使用を減らしていくことで、無理なくペーパーレス化を進めることができます。
その先に、社員1人ひとりの作業環境が整い、効率的な業務が可能となり、企業全体の生産性向上も期待できるのです。
株式会社MUでは、ペーパーレス化からはじめる段階的なDX推進をサポートしています。企業ごとの課題やニーズに合わせ、適切なツール選定から導入支援、運用後のフォローまで一貫してお手伝いする体制を整えています。
ペーパーレス化や業務効率化を含めたDXの推進をお考えの企業様は、ぜひMUにご相談ください。専門的なアドバイスとともに、貴社の成長を支えるソリューションをご提案させていただきます。
