今さら聞けないNotionの使い方【初心者ガイド｜基本編】

最近、ビジネスにはNotionがいいという話を聞くのですが、基本的なこともわからず困っています。

確かにNotionは、ビジネスの多くの場面で活躍する画期的なツールですが、いろいろなことができる代わりに、難しく感じてしまう人がいるのも事実ですね。今回は、Notionの使い方の「いろは」を解説しますね。

ビジネスの世界に身を投じていれば、どこかで「Notion」というデジタルツールの名を聞いたことがあるはずです。

Notionは、その多機能性と柔軟性から便利なツールとして多くのビジネスパーソンに愛用されています。その反面、機能の多さゆえに、初めて触れる人にとっては戸惑うことも少なくありません。

Notionは、メモ、タスク管理、プロジェクト管理、データベース管理などを一つのプラットフォームで行えるオールインワンのツールです。個人からチームまで、幅広いユーザーに支持されています。その豊富な機能をどのように活用すれば良いのか、具体的な使い方を知りたい方も多いはずです。

本記事では、そんな方々のために、前後編に分けてNotionの基本的な使い方（前編）から応用的な活用方法（後編）までを詳しく解説します。

初めてNotionを使う方、使っているけど基本的な操作に自信がない方、もっと上手に活用したいと考えている方は、このガイドを参考にNotionを使いこなすための第一歩を踏み出してください。

豊富な機能をマスターし、日々の業務やプロジェクト管理を効率化するためのヒントが満載です。

Notionとは？

デジタル時代において、効率的な情報管理とタスクの整理は欠かせません。そんな中、多機能かつ柔軟なツールとして注目を集めているのがNotionです。

シンプルなメモから複雑なプロジェクト管理まで、あらゆるニーズに応えるオールインワンのツールとして、世界中で2,000万人を超えるユーザーが利用しています。

Notionの特徴と利点

Notionの最大の特徴は、複数の機能を一つのプラットフォームで利用できる点です。これにより、様々なツールを行き来する必要がなくなり、効率的に作業を進められる点が多くのユーザーに利用されている理由です。

メモとしての活用から、ToDoリストの項目や見出し等を追加できる編集機能など、用途に合わせたドキュメント編集ができる点も魅力の一つです。

さらに、ページ内にテーブルやカレンダーなどのデータベースを追加できるカスタマイズ機能を有しているので、議事録作成やタスク管理にも活用できるだけでなく、それらをタイムラグなく共同編集することもできます。

このようにNotionを使いこなすことができれば、一つのプラットフォームに様々な作業を集約することで、業務効率を大幅に改善することができるのです。

初めてのNotion

便利なNotionですが、すでに取り上げたように多機能であるがゆえに初めてNotionを使う際には戸惑うことも少なくありません。使いこなせるようになるためには、基本的な設定やインターフェースの理解が重要です。

この章では、Notionのアカウント作成から基本設定、そしてインターフェースについて詳しく解説します。

シンプルなステップですが、この手順を順に踏むことで、Notionをスムーズに使い始めることができるようになります。

アカウント作成と基本設定

アカウント作成

Notionを利用するためには、まずアカウントを作成します。公式サイトにアクセスし、画面右上の「Sign Up」ボタンをクリックして、以下の手順に従って進めてください。

1. メールアドレスの登録：メールアドレスを入力し、「Continue」をクリックする。続いて、メールアドレスに送信された確認コードを入力するとアカウントを作成できる。この時、GoogleやAppleのアカウントIDを使用してサインアップすることもできる 
2. プロフィール情報の入力：アカウントが作成されると、プロフィール情報の入力画面が表示される。名前や職業、プロフィール画像などを入力する。ここに入力する情報は、他のチームメンバーに表示されるため、公開しても問題がない適切な内容を入力するように配慮する
3. デフォルトワークスペースの設定：Notionでは、ワークスペースと呼ばれる作業領域を作成する。個人利用の場合は「Personal」、チーム利用の場合は「Team」を選択する。ワークスペースの名前を入力し、「Create Workspace」をクリックする

基本設定

アカウント作成後はまず基本設定を行います。この設定を行うことで、Notionを自分使い方にあった形に最適化できます。 これらの設定はいつでも変更できるため、使いながら徐々にカスタマイズしていくことも可能です。

• プロフィールのカスタマイズ：画面左上のアバターをクリックし、「Settings & Members」から「My Account」を選択。ここで、プロフィール画像の変更や名前の修正が行える
• 通知設定：「Settings & Members」内の「Settings」タブで、通知設定を行う。メール通知やデスクトップ通知のオン/オフを切り替え、重要な更新情報を見逃さないように設定する
• テーマの選択：Notionは、ライトテーマとダークテーマの2種類の表示モードを提供する。「Settings」タブ内の「Appearance」セクションで、好みのテーマを選択できる
• ショートカットのカスタマイズ：「Settings & Members」内の「Keyboard Shortcuts」セクションで、よく使うショートカットを確認し、必要に応じてカスタマイズする。これにより、作業効率が向上する 

インターフェースの概要

Notionのインターフェースは、直感的に操作できるよう設計されています。主要なエリアについて詳しく見ていきます。

ナビゲーションバー

ナビゲーションバーは画面の左側に配置されており、ページの一覧やテンプレート、最近使用したページが表示されます。ここから、各種ページやデータベースに迅速にアクセスできます。 ナビゲーションバーに表示される項目は次の通りです。

• ホーム：最初に表示されるページで、ワークスペースの概要が確認できる 
• ワークスペース：自分が属するワークスペースやチームの一覧が表示されます。 
• お気に入り：よく使うページやデータベースをお気に入りに登録して、すぐにアクセスできるようにする
• テンプレート：Notionが提供する様々なテンプレートを使って、新しいページを簡単に作成できる
• 最近使用したページ：直近でアクセスしたページがリストアップされてるため、ワンクリックですぐに再アクセス可能となる 

編集エリア

画面中央の編集エリアは、実際にコンテンツを作成・編集するスペースです。このエリアは、ドラッグ＆ドロップでブロックを移動したり、簡単な操作でページを構築できるように設計されています。 

• ブロック：テキスト、画像、チェックリスト、コードブロックなど、様々な種類のブロックを追加できる。ブロックは簡単に移動、編集、削除が可能
• ページリンク：他のページへのリンクを挿入して、ページ間のナビゲーションを容易にする
• インラインオブジェクト：テーブル、カレンダー、ボードなどのインラインオブジェクトを使って、ページ内にデータベースを埋め込むことができる

サイドバー

右側のサイドバーには、ページのプロパティやフィルターオプションが表示されます。このエリアでは、ページの詳細設定やデータベースのフィルターを設定することができます。 

• ページプロパティ：ページのタイトルやカバー画像、アイコンの設定が行える
• フィルターとソート：データベース内の情報をフィルターで絞り込み、特定の条件に合ったデータを表示する。ソート機能を使えば、データを任意の列に並べ替えることができる

その他の機能

• 検索バー：画面上部にある検索バーを使って、ワークスペース内のすべてのコンテンツを迅速に検索できる
• ショートカット：Notionは多くのショートカットを提供しており、これを使うことで操作をさらに効率化できる。例えば、 /キーを押すと、ブロックの挿入メニューが表示される。よく使うものから少しずつでも覚えていくことが、Notionを使いこなすカギの一つとなる

基本機能の使い方

Notionの基本機能を理解することで、日々のタスク管理や情報整理がより効率的になります。

この章では、Notionの基本単位である「ページ」の作成と管理、ページを構成する「ブロック」の基本操作、そして「テンプレート」の活用方法について詳しく解説します。

この3つの機能をしっかりと理解しておくことで、Notionをまずは「使ってみる」ことができるはずです。また、本記事後編にあたる「応用編」への理解も深まります。

ページの作成と管理

Notionの基本単位は「ページ」です。ページは情報を整理するための基本的なコンテナであり、あらゆるコンテンツを格納できます。

新しいページを作成する際は、ナビゲーションバーの「New Page」ボタンをクリックします。

このページには、タイトルを付け、内容を自由に追加できます。作成したページは、次のように管理できます。 

• 階層化：ページはフォルダのように階層化することができ、サブページを作成して整理できる。親ページの中に子ページを作ることで、関連する情報をグループ化できる
• ドラッグ＆ドロップ：ナビゲーションバーやページ内でページをドラッグ＆ドロップして、簡単に移動できる。これにより、直感的にページ構造を再編成できる
• ページリンク：他のページへのリンクを挿入することで、関連する情報間を簡単にナビゲートできる。リンクを使えば、重要なページへのアクセスが迅速に行える

ブロックの基本操作

Notionのページは「ブロック」で構成されています。ブロックとは、情報を入力し、整理するための基本的な要素です。

ブロックの種類

Notionでは、様々な種類のブロックを使ってページを構築できます。代表的なブロックには以下のものがあります。 

• テキストブロック：基本的なテキスト入力を行うブロック。文章を書いたり、見出しを作成したりできる
• 画像ブロック：画像を挿入するブロック。ドラッグ＆ドロップで画像をアップロードし、ページにビジュアル要素を追加できる 
• チェックリストブロック：チェックリスト形式でタスクを管理するブロック。完了した項目にチェックを入れることで、進捗を視覚的に把握できる
• コードブロック：プログラムコードを記述するためのブロック。シンタックスハイライト（ソースコードを編集する際、テキストの一部を命令の属性や構文上の規則に応じて、色分けして表示する機能のこと）がサポートされているため、使用することでコードの可読性が向上する
• 表ブロック：データを表形式で整理するブロック。簡単な表計算やデータの並べ替えが可能

ブロックの操作

ブロックは自由に移動でき、必要に応じて編集や削除も簡単に行えます。 

• 移動：ブロックをドラッグ＆ドロップして、ページ内の任意の場所に移動できる。これにより、ページのレイアウトを簡単に変更できる
• 編集：ブロック内のテキストや画像などを直接編集できる。編集メニューを表示して、フォントのスタイル変更やリンクの追加も行える
• 削除：不要なブロックは、選択して「Delete」キーを押すだけで削除できる。また、右クリックメニューから「削除」を選ぶこともできる

テンプレートの活用方法

Notionには、多数のテンプレートが用意されています。テンプレートを利用することで、ページの作成がより効率的に行えます。 

テンプレートの選び方

テンプレートは、様々な用途に応じて用意されています。 ここでは代表的なテンプレートを紹介します。

• プロジェクト管理：プロジェクトの進捗管理やタスクの割り当てに便利なテンプレート。カンバン方式のボードビューや、ガントチャートのようなタイムラインビューが含まれる
• タスク管理：日々のタスクを管理するためのテンプレート。チェックリストやカレンダービューを使って、タスクの進捗を管理できる
• ノートテイキング：会議の議事録や講義のメモを取るためのテンプレート。テキストブロックや画像ブロックを組み合わせて、情報を整理できる

テンプレートの使用方法 

Notionでテキストを作成する際は、テンプレートを使うことで作業が容易になります。テンプレート使用の基本手順は次の通りです。

1. テンプレートの選択：ナビゲーションバーの「Templates」ボタンをクリックし、用途に応じたテンプレートを選ぶ
2. ページの作成：テンプレートを選択すると、自動的に新しいページが作成され、テンプレートの内容が挿入される 
3. カスタマイズ：テンプレートに含まれるブロックを編集して、自分のニーズに合わせてカスタマイズする。不要なブロックを削除したり、新しいブロックを追加したりできる

テンプレートを活用することで、ゼロからページを作成する手間を省き、効率的に作業を進めることができます。 

まとめ

オールインワンワークスペースとして世界中のビジネスパーソンに愛用されている、「Notion」の基本操作について解説しました。

これらの基本機能をマスターすることで、Notionを効果的に活用し、日々の業務やプロジェクト管理をよりスムーズに行えるようになります。

次回の後編では、さらに高度なデータベース機能の活用を含め、より高度な応用編について解説してまいります。

>>後編（応用編）に続く